Qu'est-ce que Trello et comment est-il utilisé ?

Si vous recherchez une simple application de liste de tâches pour suivre vos tâches personnelles ou si vous discutez des outils de gestion de projet avec votre équipe, vous avez probablement entendu parler de Trello. Voici comment cela fonctionne et comment commencer.

Qu'est-ce que Trello ?

Trello est un outil de gestion de projet populaire qui vous permet de créer et de gérer des tâches, qu'il s'agisse d'un projet d'équipe ou simplement d'une liste de tâches personnelle. Vous pouvez définir des délais, laisser des notes sur les projets et les tâches et attribuer des tâches à d'autres collaborateurs du projet. Trello utilise une vue tableau kanban pour vous permettre de visualiser facilement la progression de votre projet.

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Trello est largement connu pour être l'un des outils de gestion de projet les plus faciles à apprendre et à utiliser. Sa conception simple rend la courbe d'apprentissage courte. Trello est également gratuit dans une certaine mesure. Pour créer et gérer des projets à petite échelle avec une petite équipe, la version gratuite devrait suffire. Vous pouvez toujours passer à un niveau payant plus tard si vous décidez que vous en avez besoin de plus pour votre projet.

Comment utiliser Trello

Trello offre de nombreuses fonctionnalités différentes qui vous permettent de créer et de gérer des tâches de différentes manières. Nous allons présenter chaque fonctionnalité principale et les décomposer individuellement.

Créer des tableaux pour gérer des projets

Les tableaux Trello sont un endroit où vous pouvez créer et organiser tous les détails d'un projet, tels que les tâches qui composent le projet global, les échéances des tâches, les feuilles de route, etc. Les tableaux de messages sont également l'endroit où vous invitez votre équipe à collaborer sur votre projet.

Ainsi, lorsque vous créez votre compte, la première chose à faire est de créer un tableau pour votre projet. Le niveau gratuit vous permet de créer jusqu'à 10 onglets par espace de travail.

Pour créer un tableau, connectez-vous à votre compte, puis cliquez sur 'Créer' dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cliquez ensuite sur 'Créer un tableau' dans le menu déroulant qui s'affiche.

Une petite fenêtre apparaîtra. Ici, donnez un nom à votre tableau, choisissez un thème, puis cliquez sur 'Créer un tableau'.

Votre tableau Trello est maintenant prêt !

Inviter des membres à collaborer

Si votre tableau Trello est destiné à un usage personnel, vous pouvez ignorer cette étape. Si vous souhaitez que d'autres utilisateurs aient accès à votre mur, par exemple d'autres membres de votre organisation, vous devrez leur envoyer une invitation.

Pour inviter quelqu'un à collaborer avec vous sur votre projet, cliquez sur le bouton 'Inviter' dans le menu d'en-tête du tableau.

Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Entrez l'e-mail de la personne que vous souhaitez inviter dans la zone de texte, puis cliquez sur le bouton bleu 'Envoyer l'invitation'. Vous pouvez également créer un lien unique et le partager pour permettre aux utilisateurs d'accéder au tableau de bord.

Ils recevront un e-mail et pourront suivre les instructions pour s'abonner à votre mur.

Ajouter des listes pour une meilleure organisation des tâches

Une fois que vous avez créé le tableau (et ajouté des membres si vous le souhaitez), il est temps d'ajouter tous les détails du projet. Cependant, avant de pouvoir commencer à créer de nouvelles activités, vous devrez créer une 'Liste'. Considérez les listes comme la feuille de route de votre projet. Votre feuille de route n'a pas besoin d'être compliquée, elle peut être aussi simple que 'Tâches', 'En cours' et 'Terminé'.

Si votre onglet est nouveau, vous verrez une zone de texte dans le coin supérieur gauche de la fenêtre avec un bouton bleu 'Ajouter une liste' en dessous. Tapez le nom de votre liste dans la zone de texte, puis cliquez sur ce bouton.

Une fois que vous avez créé votre première liste, un bouton gris 'Ajouter une autre liste' apparaîtra à droite de la liste. Cliquez pour créer une autre liste.

Vous pouvez créer autant de listes que nécessaire pour votre projet. Plus votre projet est complexe, plus vous aurez besoin d'annonces. Si vous avez besoin de réorganiser vos listes, c'est aussi simple que de cliquer et de les faire glisser vers un nouvel emplacement.

Une fois vos listes prêtes, vous pouvez commencer à y ajouter des tâches.

Créer et gérer des activités

Dans Trello, vos activités seront créées dans des 'Cartes'. Considérez les cartes comme des notes autocollantes. C'est là que vous noterez tout ce que vous devez savoir sur une activité spécifique.

Vous pouvez créer un onglet sur n'importe laquelle de vos listes. Cliquez simplement sur 'Ajouter une carte' sous la liste à laquelle vous souhaitez ajouter la carte.

Dans la zone de texte qui apparaît, donnez un titre à votre carte. Rendez-le mémorable afin que vous puissiez reconnaître l'activité tout de suite. Cliquez ensuite sur le bouton bleu 'Ajouter une carte'.

Votre carte est maintenant créée. Si vous cliquez sur l'onglet, une fenêtre contextuelle apparaîtra. Ici, vous pouvez ajouter plus de détails à la carte, comme donner à la tâche une description plus détaillée, ajouter une liste de contrôle pour la tâche, définir une date d'échéance, télécharger des pièces jointes, etc.

En fonction de votre progression dans l'activité, vous souhaiterez peut-être la déplacer vers une autre liste. Par exemple, si vous avez terminé la tâche, vous pouvez la déplacer vers 'Terminé'. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer et de faire glisser la carte vers la liste où vous souhaitez la placer.

Mettez à jour votre tableau de bord avec des mises à jour

Trello propose ce qu'il appelle 'Power-Up'. Ce sont essentiellement des plugins et des intégrations. Trello offre une très grande bibliothèque d'améliorations avec des fonctionnalités allant de l'ajout d'une vue de calendrier à l'intégration de votre carte avec des applications populaires telles que Slack, Gmail, MailChimp, Giphy et OneDrive, et des centaines d'autres choses intéressantes.

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Auparavant, vous ne pouviez ajouter qu'une seule mise à jour par espace de travail si vous utilisiez le niveau gratuit de Trello. Gone : Trello vous permet d'utiliser gratuitement un nombre illimité de boosters. Cependant, Trello indique que certaines de ses mises à jour fournies par ses partenaires nécessitent toujours un abonnement payant.

Pour ajouter des mises à jour, vous devrez vous rendre sur la page des mises à jour de Trello, trouver celle que vous voulez, puis cliquer sur le bouton bleu 'Ajouter' en dessous.

Les instructions pour ajouter et configurer avec succès les mises à jour dépendent de ce que vous ajoutez. Chaque mise sous tension est différente, alors suivez les instructions à l'écran pour tout configurer.

Trello est l'un des logiciels de gestion de projet les plus populaires actuellement disponibles, et pour cause. Il est facile à utiliser, possède une interface épurée et son niveau gratuit vous permet de faire beaucoup de choses. Si vous souhaitez évaluer d'autres outils, Microsoft Planner, Asana et Jira sont d'excellentes alternatives. Vérifiez-les tous pour savoir lequel vous convient le mieux.

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